Automatyzacja procesów księgowych w małej firmie stanowi kluczowy element optymalizacji działalności operacyjnej. Pamiętam jak jeszcze kilka dobrych lat temu, kiedy wiedza i narzędzia nie pozwalały nam na automatyzowanie procesu księgowania wpłat od klientów. Z jeden strony człowiek się cieszył „że tyle tego jest”, z drugiej tracenie czasu na zaksięgowanie 10zł wkurzało niemiłosiernie. Wprowadzenie automatyzacji w dziale księgowości pozwala na znaczące zwiększenie dokładności prowadzenia rozliczeń przy jednoczesnym zmniejszeniu nakładu pracy. Podstawowe korzyści które zaobserwujesz od razu:

• Redukcja czasu poświęcanego na rutynowe operacje księgowe i wprowadzanie danych
• Minimalizację ryzyka błędów ludzkich w dokumentacji finansowej
• Usprawnienie procesu rozliczeń z urzędami i kontrahentami
• Lepsza kontrola nad przepływami finansowymi w firmie
• Szybszy dostęp do aktualnych danych finansowych niezbędnych do podejmowania decyzji biznesowych

Strategia automatyzacji

Skuteczna strategia automatyzacji księgowości powinna koncentrować się na kluczowych obszarach:

1. Identyfikacja procesów do automatyzacji

• Księgowanie faktur przychodzących i wychodzących
• Rozliczanie delegacji i wydatków służbowych
• Prowadzenie ewidencji środków trwałych
• Kalkulacja wynagrodzeń i obsługa list płac

2. Priorytet wdrożeń

• Procesy zajmujące najwięcej czasu księgowym
• Obszary generujące najwięcej błędów
• Zadania związane z terminami ustawowymi
• Procesy wymagające regularnego raportowania

3. Zapewnienie zgodności z przepisami

• Weryfikacja zgodności automatyzacji z wymogami prawnymi
• Zabezpieczenie archiwizacji dokumentów zgodnie z przepisami
• Zapewnienie właściwej kontroli wewnętrznej

Wdrożenie z wykorzystaniem make.com

1. Automatyzacja dokumentacji księgowej

• Automatyczne pobieranie i kategoryzowanie faktur z różnych źródeł (email, chmura)
• OCR i automatyczne wprowadzanie danych z dokumentów papierowych
• Automatyczne księgowanie powtarzalnych operacji

2. Zarządzanie płatnościami

• Automatyczne dopasowywanie przelewów do zamówień
• Monitorowanie terminów płatności i wysyłanie przypomnień
• Uzgadnianie płatności z dokumentami księgowymi

3. Raportowanie i analityka

• Automatyczne generowanie raportów okresowych
• Przygotowywanie zestawień na potrzeby zarządcze
• Monitoring wskaźników finansowych
• Automatyczne powiadomienia o przekroczeniu ustalonych progów

4. Integracje systemowe

• Połączenie z systemem bankowym (lub export csv)
• Integracja z systemami sprzedażowymi i magazynowymi
• Synchronizacja z programem kadrowo-płacowym
• Integracja z platformami do fakturowania

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI)

1. Efektywność operacyjna

• Czas potrzebny na księgowanie dokumentów
• Liczba dokumentów przetworzonych automatycznie
• Procent dokumentów wymagających ręcznej weryfikacji
• Terminowość rozliczeń podatkowych

2. Jakość procesów księgowych

• Liczba błędów w księgowaniach
• Czas potrzebny na korektę błędów
• Dokładność automatycznego rozpoznawania dokumentów
• Terminowość zamknięcia okresów księgowych

3. Zarządzanie płynnością

• Średni czas realizacji płatności
• Wskaźnik przeterminowanych należności
• Efektywność procesu windykacji
• Dokładność prognoz przepływów pieniężnych

4. Aspekty finansowe

• Koszt księgowania pojedynczego dokumentu
• Oszczędności czasowe personelu księgowego
• Redukcja kosztów operacyjnych działu księgowości

Księgowość to jednak z tych rzeczy która powinna być zautomatyzowana w każdym przedsiębiorstwie. W zasadzie to jeden z tych działów który jest najbardziej powtarzalny, a co za tym idzie „najłatwiejszy” do zautomatyzowania. Ilość czasu przepalana na przerzucanie informacji z papieru do komputera i odwrotnie, jest niesamowita. I to praktycznie w każdej firmie.

Przykładowe scenariusze automatyzacji księgowości

Automatyczne zapisywanie faktur przychodzących na skrzynkę mailową

Automatyczny OCR faktur / paragonów

Automatyczne zapisywanie faktur z podziałem na rożne firmy i czy faktura jest opłacona czy dopiero będzie.

Więcej gotowych scenariuszy make i nie tylko znajdziesz w naszym sklepie